Het is verplicht om minimaal één keer per jaar een vergadering van eigenaars te organiseren. Deze verplichting vloeit voort uit artikel 2:48 Burgerlijk Wetboek (BW) in samenhang met artikel 5:135 BW. In de praktijk wordt deze vergadering ook wel de jaarvergadering van de VvE genoemd.
De jaarvergadering dient op grond van de wet uiterlijk binnen zes maanden na afloop van het boekjaar plaats te vinden. Een boekjaar loopt in de meeste gevallen gelijk met een kalenderjaar, maar de splitsingsakte kan hiervan afwijken. Controleer deze termijn dan ook altijd in de splitsingsakte.
Het splitsingsreglement kan bepalen dat de jaarvergadering binnen een kortere periode dan zes maanden na afloop van het boekjaar moet plaatsvinden. Modelreglement 1973 bepaalt bijvoorbeeld dat de vergadering binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moet plaatsvinden. Modelreglementen 1983, 1992 en 2006 sluiten daarentegen aan bij de wettelijke termijn van zes maanden na afloop van het boekjaar.
De jaarvergadering van de VvE
In de jaarvergadering van de VvE dient het bestuur onder andere een jaarverslag uit te brengen over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Ook moet het bestuur de financiële jaarstukken van het afgelopen boekjaar ter goedkeuring aan de vergadering van eigenaars voorleggen.
Daarnaast bevatten alle modelreglementen de verplichting dat het bestuur jaarlijks een begroting ter goedkeuring aan de vergadering van eigenaars moet voorleggen. De modelreglementen verschillen wel wat betreft het tijdstip waarop de begroting aan de vergadering van eigenaars moet worden voorgelegd. In de modelreglementen 1973, 1983 en 1992 is het niet verplicht gesteld om de begroting voorafgaand aan het boekjaar vast te stellen, zodat de begroting ook in de loop van het betreffende boekjaar kan worden vastgesteld. Logisch is dit natuurlijk niet, want het zorgt ervoor dat achter de feiten wordt aangelopen. Modelreglement 2006 verplicht daarentegen dat de begroting voorafgaand aan het boekjaar wordt vastgesteld.
Geen sanctie
Artikel 5:127 BW bepaalt dat zowel het bestuur als de voorzitter bevoegd is om een vergadering van eigenaars bijeen te roepen. In de praktijk komt het geregeld voor dat de jaarvergadering niet (tijdig) wordt georganiseerd. Op het overschrijden van deze termijn staat geen sanctie. Ook op het te laat vaststellen van de begroting staat geen concrete sanctie.
Vergadering op initiatief van leden van de VvE
Laat het bestuur na om een vergadering van eigenaars bijeen te roepen, dan bieden de modelreglementen de leden van de VvE de mogelijkheid om zelf een vergadering van eigenaars bijeen te roepen (artikel 32 lid 1 MR 1973, artikel 33 lid 4 MR1983, artikel 33 lid 4 MR1992 en artikel 45 lid 4 MR2006).
Voor het organiseren van een vergadering op initiatief van de leden, stellen de modelreglementen als eerste voorwaarde dat een groep appartementseigenaars die gezamenlijk minimaal 10 procent van het totaal aantal stemmen in de VvE bezit, het bestuur (schriftelijk) verzoekt om een vergadering van eigenaars bijeen te roepen. Geeft het bestuur niet binnen een maand (modelreglementen 1973, 1983 en 1992) of drie weken (Modelreglement 2006) gevolg aan dit verzoek, dan kan de betreffende groep eigenaars met inachtneming van het splitsingsreglement zelf een vergadering van eigenaars bijeen roepen.
Relevante bepalingen modelreglementen
Artikel 18
1. Van de gezamenlijke schulden en kosten genoemd in het vorige artikel alsmede van een naar tijdsduur evenredig gedeelte van de kosten verbonden aan het periodiek schilderwerk en noodzakelijke vernieuwingen wordt jaarlijks door de administrateur een begroting ontworpen en ter vaststelling aan de jaarlijkse vergadering voorgelegd. (…)
3. Na afloop van elk boekjaar, dat in de akte nader zal worden aangegeven, wordt ter berekening van na te vermelden definitieve bijdrage door iedere eigenaar verschuldigd, door de administrateur een exploitatierekening opgesteld over dat boekjaar en ter vaststelling aan de jaarlijkse vergadering. (…)
Artikel 32
1. De vergaderingen van eigenaars worden gehouden op een door de vergadering te bepalen plaats.
2. Jaarlijks binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar zal een vergadering worden gehouden, waarin, in overeenstemming met artikel 18 lid 3, door de administrateur de exploitatierekening over het afgelopen boekjaar wordt verstrekt die door de vergadering moet worden goedgekeurd voor de vaststelling van de definitieve bijdrage door iedere eigenaar. In deze of een eerdere vergadering wordt tevens een nieuwe begroting opgesteld voor het aangevangen of het komende jaar.
3. Vergaderingen worden voorts gehouden zo dikwijls de administrateur of de voorzitter zulks nodig achten, alsmede indien tenminste een nader in de akte te bepalen aantal eigenaars onder nauwkeurige schriftelijke opgave van de te behandelen punten zulks verzoeken aan de administrateur.
Artikel 4
1. Na afloop van elk boekjaar, dat in de akte nader zal worden aangegeven, wordt door het bestuur een exploitatierekening over dat boekjaar opgesteld en ter vaststelling aan de jaarlijkse vergadering voorgelegd. Deze exploitatierekening omvat de ontvangsten (waaronder niet vallen de voorschotbijdragen als bedoeld in artikel 5 tweede lid), alsmede de schulden en kosten over dat boekjaar, waaronder begrepen een naar tijdsduur evenredig gedeelte van de te begroten kosten verbonden aan het periodiek schilderwerk en de noodzakelijke vernieuwingen, en – zo tot vorming van een reservefonds als bedoeld in artikel 32 eerste lid is besloten – een telken jare in de vergadering vast te stellen bedrag ten behoeve van een zodanig reservefonds. (…)
Artikel 5
1. Van de gezamenlijke schulden en kosten – waaronder begrepen een naar tijdsduur evenredig gedeelte van de te begroten kosten als bedoeld in artikel 4 eerste lid – wordt jaarlijks door het bestuur een begroting ontworpen en aan de jaarlijkse vergadering voorgelegd.
Deze vergadering stelt de begroting vast. (…)
Artikel 33
(…) 2. Jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar zal een vergadering worden gehouden, waarin, in overeenstemming met artikel 4 eerste lid, door het bestuur de exploitatierekening over het afgelopen boekjaar wordt voorgelegd die door de vergadering moet worden vastgesteld voor de bepaling van de definitieve bijdrage door iedere eigenaar. In deze of een eerdere vergadering wordt tevens de begroting vastgesteld voor het aangevangen of het komende boekjaar.
3. Vergaderingen worden voorts gehouden zo dikwijls het bestuur of de voorzitter van de vergadering zulks nodig acht, alsmede indien een aantal eigenaars dat tenminste een nader in de akte te bepalen aantal stemmen kan uitbrengen zulks verzoekt aan het bestuur.
4. Indien een door eigenaars verlangde vergadering niet door het bestuur wordt bijeengeroepen op een zodanige termijn, dat de verlangde vergadering binnen één maand na binnenkomen van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van dit reglement.
Artikel 4
1. Na afloop van elk boekjaar, dat gelijk is aan het kalenderjaar, wordt door het bestuur een exploitatierekening over dat boekjaar opgesteld en ter vaststelling aan de jaarlijkse vergadering voorgelegd. Deze exploitatierekening omvat enerzijds de baten en anderzijds de lasten over dat boekjaar, waaronder begrepen een naar tijdsduur evenredig gedeelte van de te begroten onderhoudskosten die op meer jaren betrekking hebben, inbegrepen noodzakelijke vernieuwingen.
Zo tot vorming van een reservefonds als bedoeld in artikel 32 eerste lid is besloten, wordt onder de lasten begrepen een telkenjare door de vergadering vast te stellen bedrag ten behoeve van een zodanig reservefonds. (…)
Artikel 5
1. Van de gezamenlijke schulden en kosten – waaronder begrepen een naar tijdsduur evenredig gedeelte van de te begroten kosten als bedoeld in artikel 4 eerste lid – wordt jaarlijks door het bestuur een begroting voor het aangevangen of het komende boekjaar ontworpen en aan de jaarlijkse vergadering voorgelegd. Deze vergadering stelt de begroting vast. (…)
Artikel 33
(….) 2. Jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar wordt een vergadering gehouden, waarin, in overeenstemming met artikel 4 eerste lid, door het bestuur de exploitatierekening over het afgelopen boekjaar wordt voorgelegd die door de vergadering moet worden vastgesteld voor de bepaling van de definitieve bijdrage door iedere eigenaar. In deze of een eerdere vergadering wordt tevens de begroting vastgesteld voor het aangevangen of het komende boekjaar.
3. Vergaderingen worden voorts gehouden zo dikwijls het bestuur of de voorzitter van de vergadering zulks nodig acht, alsmede indien een aantal eigenaars dat tenminste tien procent van het aantal stemmen kan uitbrengen zulks schriftelijk verzoekt aan het bestuur.
4. Indien een door eigenaars verlangde vergadering niet door het bestuur wordt bijeengeroepen op een zodanige termijn, dat de verlangde vergadering binnen één maand na binnenkomen van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van dit reglement.
Artikel 11
1. Voor de aanvang van elk boekjaar legt het bestuur aan de vergadering over een begroting voor dat boekjaar, in welke begroting de volgende posten duidelijk moeten zijn onderscheiden:
a. de schulden en kosten als bedoeld in artikel 9 eerste lid;
b. de aan het desbetreffende boekjaar toe te rekenen bedragen uit hoofde van het onderhoudsplan als bedoeld in artikel 10 tweede en derde lid;
c. toevoegingen aan het reservefonds; en
d. de baten bedoeld in artikel 9 tweede lid. (…)
Artikel 44
Het boekjaar is het kalenderjaar. Ingeval van ondersplitsing dient het boekjaar van de vereniging van ondereigenaars gelijk te zijn aan dit boekjaar.
Artikel 45
(….) 2. Jaarlijks wordt, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, een vergadering gehouden, de jaarvergadering. In deze vergadering legt het bestuur, in overeenstemming met het bepaalde in artikel 12 tweede lid, de jaarrekening ter vaststelling aan de vergadering over. Tevens brengt het bestuur in deze vergadering zijn jaarverslag uit.
3. Vergaderingen worden voorts gehouden zo dikwijls het bestuur, de raad van commissarissen of de voorzitter zulks nodig acht, alsmede indien een aantal eigenaars dat tenminste tien procent van het aantal stemmen kan uitbrengen zulks schriftelijk verzoekt aan het bestuur.
4. Indien een door eigenaars verlangde vergadering niet door het bestuur wordt bijeengeroepen op een zodanige termijn, dat de verlangde vergadering binnen drie weken na ontvangst van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van dit reglement.
Artikel 15
Jaarlijkse begroting, Jaarrekening en bijdragen
15.1 Uiterlijk in de jaarvergadering als bedoeld in Artikel 49.1 wordt de begroting vastgesteld voor het lopende Boekjaar, in welke begroting de volgende posten duidelijk moeten zijn onderscheiden:
a. de schulden en kosten als bedoeld in Artikel 10.1 onder a;
b. de aan het desbetreffende Boekjaar toe te rekenen bedragen uit hoofde van het eventuele Meerjarenonderhoudsplan;
c. de toevoegingen aan het Reservefonds en ieders aandeel daarin conform de uit het Reglement voortvloeiende bijdrageplicht; en
d. de baten bedoeld in Artikel 9.2. (…)
Artikel 48
Boekjaar
Het Boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar. In geval van Ondersplitsing dient het Boekjaar van de Vereniging van Ondereigenaars gelijk te zijn aan het Boekjaar. (…)
Artikel 49
Aanleidingen tot het bijeenroepen van de Vergadering; de Voorzitter
49.1 Jaarlijks wordt, binnen zes maanden na afloop van het Boekjaar, een vergadering gehouden, de jaarvergadering. In deze jaarvergadering legt het Bestuur, overeenkomstig het bepaalde in Artikel 16.2, de Jaarrekening ter goedkeuring voor aan de Vergadering en brengt het Bestuur een mondeling of schriftelijk Jaarverslag uit. De Vergadering kan, in afwijking van de eerste zin van dit Artikel 49.1, besluiten om de termijn te verlengen waarbinnen de Jaarrekening ter goedkeuring dient te worden voorgelegd en het Jaarverslag dient te worden uitgebracht. In dat geval wordt, binnen de daartoe door de Vergadering vastgestelde termijn, een extra vergadering bijeengeroepen ter goedkeuring van de Jaarrekening en ter uitbrenging van het Jaarverslag. Na goedkeuring van de Jaarrekening besluit de Vergadering over het al dan niet verlenen van décharge aan het Bestuur voor het gevoerde beleid voor zover dat blijkt uit de Jaarrekening. Indien en voor zover de Vergadering het Bestuur geen décharge verleent, zal de Vergadering aangeven en in de notulen van de vergadering doen vastleggen ten aanzien van welke onderdelen van het door het Bestuur gevoerde beleid décharge wordt onthouden.
49.2 Vergaderingen worden voorts gehouden zo dikwijls het Bestuur, de Raad van Commissarissen of de Voorzitter dit nodig acht, en daarnaast indien een aantal stemgerechtigden dat tezamen tenminste tien procent van het totaal aantal stemmen kan uitbrengen dit schriftelijk of per e-mail verzoekt aan het Bestuur.
49.3 Indien een door stemgerechtigden verlangde vergadering niet door het Bestuur wordt bijeengeroepen op een zodanige termijn dat de verlangde vergadering binnen eenentwintig dagen na ontvangst van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van het Reglement. In geval van Ondersplitsing wordt de in de vorige zin vermelde termijn verdubbeld. (…)
Let op!
In de akte van splitsing van uw VvE kan een van het van toepassing verklaarde modelreglement afwijkende bepaling zijn opgenomen. Raadpleeg daarom altijd naast het modelreglement ook de splitsingsakte van uw VvE.
