Een verzoek tot vernietiging of vervangende machtiging moet bij de rechtbank worden ingediend. De VvE, overige appartementseigenaren en eventuele andere betrokkenen hoeven hiervan formeel niet door de verzoeker op de hoogte te worden gesteld. Op welke wijze de VVE, overige appartementseigenaren en eventuele andere betrokkenen op de hoogte raken van het verzoek aan de rechtbank wordt hieronder ingegaan.
Art. 5:130 lid 3 Burgerlijk Wetboek (BW) bepaalt dat bij een verzoek tot vernietiging van een besluit, naast de verzoeker ook alle andere stemgerechtigden en de VvE door de rechtbank worden opgeroepen om op het verzoek te worden gehoord. Ook in andere appartementsrechtelijke verzoekschriftprocedures bestaat de verplichting van de rechtbank om andere betrokkenen op te roepen om op het verzoek te worden gehoord. Voorbeelden hiervan zijn verzoekschriftprocedures ter wijziging van de splitsingsakte (artikelen 5:140 BW en 5:144 BW). In dergelijke procedures is de rechtbank verplicht om naast de stemgerechtigden en de VvE ook de beperkt gerechtigden (o.a. hypotheekhouders en vruchtgebruikers) en beslagleggers op te roepen. In het geval er sprake is van een splitsing van een erfpachtrecht of opstalrecht, dient ook de eigenaar van de gesplitste onroerende zaak te worden opgeroepen.
Oproeping verzoekschriftprocedure via de VvE?
In de praktijk komt het regelmatig voor dat de rechtbank na ontvangst van het verzoekschrift uitsluitend het bestuur van de VvE een brief stuurt met daarin het verzoek de overige appartementseigenaren over de gerechtelijke procedure te informeren. Onder andere de Rechtbank Midden-Nederland oordeelde in 2015 dat dit niet is toegestaan. De rechtbank is dus verplicht alle appartementseigenaren en eventuele andere in de wet beschreven belanghebbenden zelf op te roepen.
Artikel 279 lid 2 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) bepaalt daarbij dat de oproeping van de overige appartementseigenaren en eventuele belanghebbende(n) door de rechtbank in beginsel vergezeld dient te gaan van een kopie van het verzoekschrift. De rechtbank mag in dat geval overigens van de verzoeker verlangen dat hij of zij voor elke andere appartementseigenaar of eventuele belanghebbenden een kopie van het verzoekschrift en de bijlagen bij de rechtbank aanlevert.
De rechtbank kan er overigens ook van afzien dat bij de oproeping van de overige stemgerechtigden en eventuele andere betrokkenen een kopie van het verzoekschrift en de bijbehorende bijlagen wordt meegezonden. In dat geval dient de oproeping van de rechtbank wel een korte omschrijving van het verzoek te omvatten, aldus artikel 279 lid 2 Rv. Een kopie van het verzoekschrift en bijbehorende bewijsmiddelen kan de rechtbank in dat gevat bijvoorbeeld wel aan de VvE sturen met het verzoek om dit (digitaal) onder de leden te verspreiden, maar daartoe is de rechtbank in beginsel niet verplicht.
Wel dient de verzoeker op verzoek van de rechtbank een lijst van de overige stemgerechtigden en eventuele andere belanghebbenden te verstrekken. Voor een voorspoedig verloop van de procedure raad ik overigens aan om deze lijst met namen van de stemgerechtigden direct bij het verzoekschrift aan de rechtbank mee te sturen. Diegenen die niet in het bezit zijn van de lijst met stemgerechtigden, kunnen deze lijst bij het bestuur van de VvE opvragen. Het bestuur van de VvE is verplicht deze lijst te verstrekken.
Conclusie
Een verzoekschrift in appartementsrechtelijke zaken hoeft door de verzoeker uitsluitend aan de rechtbank te worden verzonden. De rechtbank dient zorg te dragen dat overige stemgerechtigden door de VvE worden opgeroepen. Afhankelijk van het soort verzoekschriftprocedure dienen ook eventuele andere betrokkenen zoals beslagleggers en beperkt gerechtigden door de rechtbank te worden opgeroepen. Uiteraard is het wel zo netjes als de verzoeker minstens de VvE op de hoogte stelt van de procedure door een kopie van het ingediende verzoekschrift en bijlagen toe te sturen.
Het is aan te raden om naast het verzoekschrift ook een lijst met namen van de overige appartementseigenaren en eventuele andere belanghebbenden zoals beperkt gerechtigden en beslagleggers mee te sturen. De VvE is verplicht deze lijst te verstrekken als een appartementseigenaar hierom vraagt.
